1.1 Došlé faktury
V agendě došlých faktur evidujeme přijaté faktury a obdobné doklady jimiž evidujeme závazky jako například leasingové splátky apod.
Došlé faktury nevznikají automaticky na základě nahrání dokladů souvisejících s fakturou, konkrétně například skladové příjemky nebo zařazení majetku. Kontrolu zaúčtování došlých faktur a těchto souvisejících dokladů zajistíme nejlépe saldokontním sledováním účtu na který účtujeme na straně MD došlé faktury a DAL souvisejícího dokladu (skladové příjemky, resp. zařazení majetku).
Máme několik technik jak sledovat došlé faktury, u kterých ještě nebyla odsouhlasena věcná správnost a u kterých tedy ještě není rozhodnuto, jestli je přijmeme do účetní evidence. Jedna možnost je nahrát tyto faktury ihned po kontrole jejich formálních náležitostí. Faktury, které jsou odsouhlaseny po stránce věcné poté zaknihujeme. Druhá možnost je evidovat přijaté faktury nejprve v samostatném prefixu a po jejich odsouhlasení je zkopírovat do jiného prefixu ve kterém evidujeme faktury odsouhlasené. První prefix pak neúčtujeme a faktury, které prošly věcnou kontrolou označíme zaknihováním. Třetí možnost je nahrávat faktury do systému až po věcném odsouhlasení.
V systému evidování došlých faktur musíme vycházet ze skutečnosti, že zaúčtováním faktury zahrnujeme fakturu jak do účetnictví, tak do evidence DPH. Pokud tedy chceme uplatnit fakturu k odpočtu DPH v jiném období, než v jakém o ní chceme účtovat, musíme o ní účtovat dvěma doklady. V jednom použijeme daňové kategorie tak, aby doklad byl zahrnut do DPH a podrozvahové účty nebo účty dohadné, ve druhém máme daňové kategorie daňově irelevantní a rozvahové účty.
1.1.1 Nahrání a editace došlé faktury
Došlá faktura má hlavičku a řádky. Hlavička obsahuje základní identifikační údaje, řídící vlastnosti faktury a relevantní data, řádky pak veškeré částky a jim příslušné upřesňující účetní a daňové údaje. V hlavičce faktury pak máme daňové součty (základy a daně v jednotlivých sazbách) a celkovou částku k úhradě.
Formulář došlé faktury má k tomu dvě záložky – Hlavička a Položky.
1.1.1.1 Hlavička došlé faktury
Novou fakturu
v manuálním režimu nahrajeme volbou Fakturace->Došlé faktury->Nová
z menu nebo tlačítkem 
(CTRL-N) z formuláře faktury
případně jako kopie tlačítkem 
(F9).
Fakturu uloženou v databázi otevřeme v editačním režimu poklepáním na ní v seznamu faktur.
Před prvním uložením do databáze musíme správně zadat prefix faktury a rok do kterého patří. Tyto údaje spolu s číslem faktury po uložení již nelze měnit.
Prefix faktury umožňuje souběžně vést v jednom roce souběžně více číselných řad. Prefixy jsou nadefinovány v registru prefixů DF přístupném přes menu (Fakturace->Ostatní) nebo přes F2 na poli prefix. Nemají žádný speciální vztah ani k účetnictví, ani k DPH, partnerům, měnám, platebním podmínkám – s jedinou, zato ale významnou výjimkou. Zálohové faktury musí být nahrávány v samostatném prefixu označeném Zálohy=A.
Naopak v tomto prefixu nelze nahrávat ostatní typy došlých faktur. Více k zálohovým fakturám uvedeme v samostatné kapitole.
Číslo faktury program přiřadí automaticky při prvním uložení faktury do databáze jako nejvyšší číslo v rámci roku a prefixu plus 1. Je možno je rovněž zadat přímo, program přitom nepřipustí uložení duplicitního čísla faktury.
Hlavička faktury obsahuje pět datumů – datum vystavení, uskutečnění zdanitelného plnění, zaevidování, účetního případu a splatnosti. Datum splatnosti má specifický význam. Datum účetního případu je nastaveno automaticky jako datum zaevidování, ale umožňuje i samostatnou editaci, ta ale neovlivňuje ostatní data. Datum účetního případu automaticky nastaví rok do kterého je faktura zařazena. Toto datum je rozhodující jak pro zařazení faktury do účetnictví, tak pro evidenci DPH.
Párovací číslo představuje variabilní symbol, dále pak slouží pro saldokontní sledování úhrady. Prostřednictvím párovacího čísla můžeme k sobě spárovat např. fakturu a její dobropis.
Způsob úhrady je textový údaj, který nemá dále žádnou účetní ani saldokontní relevanci.
Partner je vázán na registr partnerů a program na základě něj defaultně nastavuje účet, adresu, osobu, způsob úhrady a splatnost, které je ale vesměs možno měnit. Naopak DIČ a název partnera nelze měnit jinak než prostřednictvím registru partnerů. Aktuální DIČ program uloží do hlavičky faktury a to tak zůstane zachováno i při jeho eventuální změně v registru, název uložen není a z adresy je uložen pouze její kód (stejně jako aktuální kód adresy sídla). Pokud tedy změníme v registru tyto údaje (název a adresy s daným kódem), změní se tyto údaje i při opakovaném tisku faktury.
Měna a kurz specifikují v jaké měně jsou nahrávány částky a jakým kurzem jsou přepočítávány na koruny. Kurz je nabídnut jako poslední nahraný kurz dané měny vztaženo k datu účetního případu.
Daňový režim určuje základní vztah faktury k DPH. Definuje možné sazby DPH u dané faktury a daňové kategorie pro příslušné základy a daně. Ty pak určují kam spadají dané částky na Přiznání k DPH.
Druh faktury určuje základní předpis pro zaúčtování faktury. Určuje saldokontní účet, který je použit na straně DAL a dále účty pro DPH a automaticky generování zaokrouhlení. Účty pro základy daně, částku bez daně a zálohu program nastaví jako defaultní účty na řádcích faktury. Pokud je ale na řádku opravíme, jsou pro rozúčtování účty námi zadané na řádku. To ale platí pouze pokud je v registru druhů faktur vyplněn údaj sortimentní účtování.
Středisko, kalkulační jednice jakož i sleva na hlavičce slouží vlastně jako default pro řádky, kde můžeme tyto údaje měnit.
Ostatní údaje na hlavičce – poznámka a příjemce nemají pro program žádný specifický význam.
1.1.1.2 Řádky došlé
Řádky faktury obsahují podklady pro výpočet částek obsažených na faktuře. Nahráváme je na záložce Položky formuláře došlé faktury.
Počet řádek není
nijak omezen. Nový řádek přidáme tlačítkem 
(CTRL+), nebo kopií aktuálního řádku
tlačítkem 
(F6).
Existující řádek zrušíme tlačítkem 
(CTRL-).
Pořadí řádků je určeno posledním sloupcem tabulky. Program je udržuje při přidávání automaticky, ale pro účely přehazování řádků si tento údaj může uživatel měnit.
Existuje několik typů řádků faktury které uživatel vybírá prostřednictvím comba. Řádek typu text neumožní zadat nic jiného než text a slouží pro formátování tisku. Řádky typu Položka, Záloha a Zaokrouhlení se liší především tím, jaký účet defaultně nabízejí na řádku. Záloha pak navíc slouží pro identifikaci zálohy při tisku. Řádky typu Ceníkový a Práce slouží k propojení sloupce Kód položky na příslušný registr. Řádek typu Mezisoučet rovněž slouží při řízení tisku – u tohoto řádku je při tisku automaticky vygenerován mezisoučet. Řádek typu Neviditelný je speciální textový řádek, jehož tisk je potlačen.
Sloupce Počet MJ, Cena MJ, Sleva v % a Cena celkem je možno editovat pouze u řádků typu Položka, Ceník, Práce, Záloha a Zaokrouhlení. Ceny jsou vesměs v měně dle hlavičky. Jde vždy o ceny bez DPH. Dostupné sazby DPH na řádcích jsou nabízeny podle použitého daňového režimu.
Středisko, kalkulační jednice a účet na řádku určují zaúčtování daného řádku na straně DAL. Jsou defaultně určeny údaji z hlavičky ale je možno je měnit u každého řádku.
Řádkům faktury odpovídají součtové položky v hlavičce faktury – základy daně a daň v obou sazbách DPH v KČ, částka v nulové sazbě a celková částka k úhradě ve měně faktury. Tyto součtové údaje můžeme vesměs samostatně editovat v horní části formuláře na záložce Položky. Můžeme nechat program spočítat jejich hodnotu dle řádků stisknutím tlačítka Spočítat rekapitulaci z řádků. Především výši daně je nutno, vzhledem k různým možnostem zaokrouhlování DPH, odkontrolovat a případně opravit dle faktury.
Při zaúčtování strany MD program sečte údaje z řádků faktury s respektováním různých účtů, středisek a kalkulačních jednic, vytvoří podle toho účetní řádky s částkou v měně dle spočítaných součtů, k těm spočte odpovídající částky v KČ dle kurzu faktury. Na straně DAL vezme údaj celkem k úhradě v měně a k němu opět dle kurzu faktury vypočte odpovídající částku v KČ. Při těchto výpočtech se může stát, že takto spočtené základy daně v KČ neodpovídají částce v součtových polích, nebo že celková částka v KČ na straně MD je jiná než na straně DAL. Program tyto rozdíly dorovná účetními řádky zaúčtovanými na účet zaokrouhlení z registru druhů faktur.
Při ukládání program spočítá údaj zbývá nezaplaceno a konečně vygeneruje automaticky rozúčtování faktury.
1.1.2 Zaplacené zálohy
Zálohové faktury a jejich úhrady představují specifický druh dokladu. V souladu s Českými účetními standardy nevstupují do účetnictví (účtuje se až o zaplacených zálohách). Z obchodního pohledu k nim přistupujeme stejně jako jiným fakturám, tedy mimo jiné sledujeme jejich úhradu. Konečně pak, po úhradě, jsou na základě zákona o DPH předepsány specifické postupy pro evidenci daňového dokladu na základě přijaté platby.
1.1.2.1 Zálohová faktura
Pro správnou evidenci zálohových faktur je potřeba vyhradit samostatný(é) prefix(y). Tyto prefixy je potřeba v registru prefixů došlých faktur označit ve sloupci Zálohy hodnotou A. Tím je zajištěno, že tyto faktury nevstoupí do účetnictví (při pokusu o zaúčtování program hlásí Zálohovou fakturu nelze zaúčtovat). Přesto rozúčtování takové faktury vznikne a to z toho důvodu, aby byla sledována její úhrada. V rozúčtování je částka v měně nastavena dle faktury, ale částka v korunách je nulová (i v případě, že faktura je v korunách). To proto, aby do účetnictví faktura nevstupovala i v případě, že bychom tiskli report včetně nezaúčtovaných dokladů.
Druh faktury pro zálohové došlé faktury je nutné zvolit tak, aby byla automaticky sledována její úhrada. K tomu je třeba účet pro stranu DAL zvolit tak, aby byl rovný účtu na který zaúčtujeme platbu – půjde tedy zřejmě o účet 314. Tento účet musí být v účtové osnově označen jako účet pro dodavatelské zálohy. Pro stranu MD, vzhledem k tomu že doklad nikdy nevstoupí do účetnictví, můžeme použít libovolné účty – kromě těch, které jsou označeny jako účet pro dodavatelské zálohy (ty by fakturu označily jako zaplacenou).
Zálohovou fakturu není možno chápat (a evidovat) jako daňový doklad a to i v případě, kdy by obsahovala DPH (pak bude část mít označení Proforma faktura). Je pak jedno jestli zálohovou fakturu nahrajeme jen v celkové výši s nulovou sazbou, nebo jestli prostřednictvím daňového režimu a sazby DPH na řádku budeme evidovat i výši DPH. Doklad nikdy nevstoupí do daňové evidence (důsledek volby prefixu) a relevantní je jen celková částka evidovaná na zálohovém účtu 314 v měně.
1.1.2.2 Platba zálohy a daňový doklad na základě přijaté platby
Platbu zálohy zaúčtujeme v pokladně nebo bance na straně MD na účet pro příjem odběratelské zálohy (zřejmě 314) – účet stejný jako účet na straně DAL zálohové faktury. Tím bude zálohová faktura označena jako zaplacená.
Přijatý daňový doklad na základě platby nahrajeme jako došlou fakturu do prefixu pro standardní faktury (ne tedy do prefixu pro faktury zálohové). Druh faktury připravíme tak, aby na straně MD i na straně DAL byl použit účet 314, pouze DPH na straně MD byla zaúčtována na účet pro DPH (tedy 343). V důsledku zvoleného prefixu a druhu faktury je daňový doklad automaticky označen jako zaplacený.
1.1.2.3 Vyúčtování zálohy
Vyúčtování zálohy nahrajeme na konečné faktuře na samostatném řádku. Tento řádek bude zaúčtován na stejný účet jaký byl použit při platbě zálohy v pokladně nebo bance, tedy zřejmě 314. Toho dosáhneme volbou typu řádku Záloha a uvedení příslušného účtu v druhu faktury v sloupci Záloha, nebo přímým uvedením tohoto účtu na řádku faktury.
Pokud jsme obdrželi daňový doklad na základě platby, měla by být záloha na konečné faktuře odečtena daňově, tj. uvedením základu daně a příslušné sazby DPH. Pokud jsme doklad neobdrželi, měla by být záloha odečtena nedaňově, tedy uvedením celé částky v nulové sazbě DPH.
Při nahrání vyúčtování je tedy potřeba zkontrolovat, aby DPH odpovídající záloze byla uplatněna do odpočtu právě jednou. Pokud bychom zaevidovali daňový doklad na následně odečetli zálohu nedaňově, uplatnili bychom DPH dvakrát, naopak pokud bychom daňový doklad na základě platby nezaevidovali a zálohu odečetli daňově, odpočet neuplatníme ani jednou.