1. Registry (Číselníky)
Systém využívá relační databázový model. Data jsou uložena v jednotlivých tabulkách, které jsou mezi sebou provázány kódy. Celá řada údajů které jsou uložené u jednotlivých dokladů jsou kódem odkazujícím do jednotlivých registrů (pojem číselník v této dokumentaci chápeme jako synonymum k pojmu registr).
Při nahrání dokladu program využívá registry v zásadě dvěma způsoby. V jednom je do dokladu uložen pouze kód odkazující do registru, ve druhém program přetáhne do dokladu některé další údaje z registru.
Důsledkem první metody je, že pokud se změní registr, změní se i pohled na doklad, který využívá tento registr.
Příklad: Máme vydanou fakturu, v hlavičce faktury máme partnera s kódem XYZ. Ten ukazuje do registru partnerů, kde je k tomuto kódu uložen název obchodního partnera jako XYZ, s.r.o.. Pokud po nahrání faktury editujeme tento registr a opravíme název na XYZ, a.s.. Z hlediska datového modelu se faktura nezmění (jako partner je nadále kód XYZ), při novém tisku faktury je ale jako odběratel uveden XYZ, a.s.
Důsledkem druhé metody je, že pokud se změní registr, nezmění se ty vlastnosti dokladu, které vznikly na základě původních hodnot.
Příklad: Máme došlou fakturu s druhem faktury 10 s účty 131000 na straně MD. Pokud opravíme druh 10 tak, že účty na straně MD nastavíme na 111000, rozúčtování dříve nahraných faktur se nijak nezmění. Nová údaje registru se projeví až při nahrání nových faktur.
Většinou platí, že první metoda (vazba do registru) je použita tehdy, jestliže při editaci vybereme z registru příslušný kód, ale hodnotu z registru svázanou s tímto kódem měnit nemůžeme. Pokud se ale tato hodnota přetáhne na doklad s tím, že jí můžeme změnit, jde prakticky vždy o metodu druhou (přetáhnutí hodnoty z registru).
Příklad: Na došlé faktuře vybereme dodavatele z registru partnerů. Tím se nám v hlavičce faktury objeví číslo jeho účtu u banky. Protože je toto políčko v editačním režimu víme, že byla použita druhá metoda a to co zadáme jako účet u faktury zůstane zachováno i po případné změně registru. Naopak to, co napíšeme jako účet v hlavičce nepřepíše v registru původní účet.
Často platí, že pokud je nějaký řádek registru použit na nějakém dokladu, nemůžeme tento řádek z registru zrušit. Pokud tato vazba ale není významná, systém umožní i zrušení použitého účtu.
Tak například nemůžeme již nikdy zrušit obchodního partnera na kterého máme nahranou v aktuální databázi vydanou fakturu. Naopak PSČ můžeme z příslušného registru zrušit i když bylo a je použito u celé řady adres.
Pokus o zrušení řádku, který zrušit nelze z výše uvedeného důvodu vyvolá databázovou chybu. Na SQL serveru GUPTA bude vypadat takto
na Microsoft SQL Serveru pak takto:
U všech registrů platí, že nelze do registru založit dva řádky se stejným kódem. Pokus založit partnera s již existujícím kódem vyvolá SQL serveru GUPTA tuto chybu:
Na Microsoft SQL serveru bude obdobná chyba vypadat takto:
Pro přehlednost jsou registry rozděleny do několika skupin:
1.1 Obchodní registry
1.1.1 Obchodní partneři
Registr obchodních partnerů je jeden společný pro odběratele i dodavatele. Pro rozdělení obchodních partnerů do různých skupin proto používáme buď nějakou položku z karty partnera, nebo to, na jakých dokladech se daný kód obchodního partnera vyskytuje.
Obchodní partner je identifikován kódem, který jak jsme probrali výše je pak uložen u dokladů na kterých je daný partner použit. Program při nahrávání nového partnera umožní použít jako kód partnera libovolnou nejvýše desetiznakovou kombinaci znaků. Přímo při editaci je pouze převede na velká písmena. Není umožněno nahrát nového obchodního partnera s kódem, který je použit u partnera jiného (viz výše).
Je tedy na uživateli jaký zvolíme systém pro vytváření kódu firem. Doporučujeme ale používat zkratku názvu firmy pokud jde o právnickou osobu nebo příjmení pokud jde o fyzickou osobu. Díky tomu pak lze vytvářet datové pohledy a sestavy obsahující pouze kód a uživatel přesto alespoň u opakujících se obchodních partnerů ví o koho jde
Nedoporučujeme pak jako kód užívat IČ. Museli bychom stejně vymyslet něco jiného u fyzických osob, přičemž rodné číslo by nebylo vhodné především kvůli ochraně osobních důvodů. Dále pak by platilo, že IČ obchodního partnera je nutno zadat hned napoprvé správně.
Technicky by nebyl problém aktivovat systém automatického vytváření kódu, ale na všech datových pohledech a sestavách by potom platilo, že buď na ně musím uvést celý název obchodního partnera, nebo vidíme pouze anonymní kód, který si prakticky nelze zapamatovat u většího množství partnerů.
Registr obchodních partnerů je specifický mezi registry tím, že jej lze editovat pouze ve formulářovém pohledu.
To znamená, že nového obchodního partnera pořídíme buď z menu volbou Registry->Obchodní->Nový obchodní partner nebo z otevřeného formuláře obchodního partnera tlačítkem
(CTRL-N). Existujícího obchodního partnera zrušíme z databáze rovněž z formulářového pohledu tlačítkem
(CTLR-D).
Kartu partnera ve formulářovém editačním pohledu otevřeme poklepáním na řádek v seznamu partnerů. V horní části editujeme základní identifikační a obchodní údaje. Způsob úhrady, splatnost, daňový režim pro výstup jsou automaticky použity při nahrávání vydané faktury, slevy na materiál a na práci na výdejkách a zakázkách. V samostatném poli Prodej povolen můžeme nastavit zákaz prodeje nebo prodej s varováním – takovém případě program při pokusu nahrát vydanou fakturu, výdejku nebo zakázku zobrazí text uvedený v poli Poznámka.
V dolní části formuláře vidíme a můžeme editovat adresy partnera a kontaktní osoby. U jednoho partnera můžeme evidovat více adres. U adresy můžeme zaškrtnout, je-li adresa sídlem a/nebo jde-li o standardní fakturační adresu. Změnu sídla nebo fakturační adresy provedeme zaškrtnutím příslušného příznaku u jiné adresy, aplikace pak sama zruší zaškrtnutí u původní adresy. Pokus o manuální odškrtnutí příznaku program neuloží, protože by pak nebylo jasné která adresa je sídlem resp. fakturační adresou. Ke každé adrese můžeme evidovat libovolný počet kontaktních osob.
Pro editaci existující adresy použijeme tlačítko
umístěné vpravo od adresy. Pro přidání nové adresy použijeme link Přidat adresu v horní části prostoru pro adresy. Existující adresu zrušíme kliknutím na tlačítko
vpravo od adresy.
Editaci adresy uložíme linkem Uložit. Linkem Zpět na seznam se vrátíme na kartu, kde jsou zobrazené všechny adresy ve tvaru seznamu.
Novou kontaktní osobu přidáme tlačítkem
vpravo od tlačítek
a
pro editaci a rušení adresy. Editovat údaje již nahrané kontaktní osoby můžeme tlačítkem
vpravo od kontaktní osoby v seznamu. Rušit záznam o kontaktní osobě můžeme tlačítkem
vpravo na řádku s danou kontaktní osobou v seznamu.
Editaci kontaktní osoby uložíme linkem Uložit. Linkem Zpět na seznam se vrátíme na kartu, kde jsou zobrazené všechny adresy a kontakty ve tvaru seznamu.
Při založení karty nového obchodního partnera zapíšeme jeho adresu tak, že klikneme na link Adresy… Aplikace otevře editační pole pro adresu a při uložení adresy linkem Uložit jí označí jako fakturační adresu i sídlo. Pokud editaci adresy nevyvoláme sami, program založí k novému obchodnímu partnerovi automaticky prázdnou adresu a označí jí jako sídlo i jako fakturační adresu.
Karta partnera má dvě záložky. Záložka Další informace zobrazí délkou neomezené textové pole, kam můžeme zadat libovolné další informace v textové podobě.
Tato záložka pak ještě obsahuje tlačítko Další informace, které ukáže informace o partnerovi v HTML pohledu s linky na další sestavy o daném obchodním partnerovi.
1.1.2 Ceník
Ceník je využíván v modulech sklad a fakturace. Zatímco ve skladové evidenci představuje základní evidenci, na objednávkách a fakturách je jeho využívání nepovinné. Každá ceníková položka může být evidována na několika skladech. Údaje obsažené v ceníku (viz dále) jsou stejné na všech skladech. V ceníku ale mohou být i položky, které nejsou určeny pro skladovou evidenci. Tyto dvě skupiny ceníkových položek jsou odlišeny údajem „Skladová položka“ s hodnotami Ano nebo Ne.
Ceníková položka je identifikována kódem, který je standardně tvořen alfanumerickým 12-ti místným kódem. V některých implementacích může být délka kódu větší a může mít podobu čísla, které pak může být generováno automaticky.
Kategorie ceníkové položky primárně slouží k sortimentnímu členění. Odkazuje na registr kategorií, ve kterém je možno zadat skladový, nákladový a výnosový účet nebo jeho část. Tento účet nebo jeho část je pak, pokud je zadán, přednostně použit při rozúčtování skladových příjemek a výdejek a vydaných faktur vzniklých z výdejek. Každou kategorii lze přiřadit k textu, který je pak automaticky vygenerován na vydanou fakturu – tato technika slouží především k automatickému vypsání specifických obchodních podmínek (např. pravidla pro uplatnění garance apod.).
Ke každé ceníkové položce může být přiřazeno více prodejních cen, které jsou odlišeny typem ceny. Pro každou ceníkovou položku je pak určen standardní typ ceny. Ten je také vidět v browse ceníku. Ostatní typy cen zobrazíme přes lokální menu (F10 nebo ikona ). Použití jiného než standardního typu ceny zajistíme uvedením typu ceny k příslušnému druhu výdeje a/nebo přímým výběrem typu ceny na skladové výdejce nebo rezervaci. Disponibilní typy cen jsou kromě ceníkové položky dány partnerem a skladem.
Sazba DPH je u ceníkové položky rozlišena pouze příznakem Základní nebo Snížená (případně 0) tak, aby bylo možné s ceníkovou položkou pracovat beze změny při různých sazbách DPH.
U ceníkové položky jsou dále uvedeny dvě měrné jednotky – naskladňovací a vyskladňovací. Zatímco vyskladňovací má zásadní význam (v ní je evidováno množství na skladě), naskladňovací určuje pouze standardní měrnou jednotku na skladové příjemce. Skladové doklady lze nahrávat v jakýchkoliv měrných jednotkách, pokud je definován jejich přepočet vůči vyskladňovací měrné jednotce.
U ceníkové položky jsou dále evidovány údaje hlavní dodavatel, celní sazebník (dále využíván např. pro Intrastat a evidenci spotřební daně), váha, maximální sleva, minimální balení a potlačení automatického tisku čárového kódu. Ceníkovou položku je možno zablokovat tak, aby nebyla standardně dále nabízena.
Kliknutím na ikonu (nebo klávesou F10) dále zobrazíme další evidence spojené s ceníkem. Kromě výše popsaných
● prodejních cen
jde o
● seznam odběratelů
● seznam dodavatelů (mimo jiné umožňuje zadat dodavatelský kód a název)
● alternace (seznam ceníkových kódů, které mohou nahradit aktuální)
● skupiny (seznam skupin produktů pro který je aktuální položka určena)
● čárové kódy
● smluvní ceny (tzv. netto ceny neboli pevné prodejní ceny pro jednotlivé odběratele nebo jejich skupiny)
● cílové a zdrojové sklady (pro automatické generování doklad dle kusovníkového rozpadu).
1.1.3 Kalkulační jednice
Kalkulační jednice slouží především jako statisticky vazební údaj mezi jednotlivými doklady nebo řádky dokladů. Nejčastěji označují jednotlivé zakázky, ale stejně tak mohou identifikovat libovolnou entitu (auta, stavby, projekty, pracovníky apod.), za kterou chceme sledovat náklady a výnosy nebo jiné účetní údaje.
Každý účetně relevantní doklad obsahuje na řádcích kalkulační jednice, takže například došlou fakturu můžeme na řádcích prostřednictvím různých kalkulačních jednic přiřadit k různým zakázkám. To je následně promítnuto do rozúčtování faktury na straně MD a tím jsou náklady alokovány k uvedeným zakázkám.
1.2 Firemní registry
1.2.1 Registrace firmy
Tento registr obsahuje základní identifikační údaje o firmě jako název, IČ, DIČ, adresa, bankovní spojení a dále údaje o firmě využívané v různých reportech (přiznání k DPH apod.).
Při změně nějakého údaje můžeme zachovat historické údaje tak, že zkopírujeme aktuální řádek a vyplníme první sloupec údaje od kdy nové údaje platí (například při změně názvu firmy nebo adresy se pak na fakturách vypisují správně údaje platné v době vystavení faktury.
1.2.2 Pokladny
Seznam pokladen je současně seznamem povolených prefixů pokladních dokladů. Ke každé pokladně je přiřazen účet na kterém je pokladna evidována a který je pak automaticky využit při rozúčtování pokladních dokladů.
V každé pokladně mohou být evidovány doklady v různých měnách, stav v pokladně i pokladní knihy jsou pak automaticky evidovány pro každou použitou měnu.
1.2.3 Bankovní konta
Seznam bankovních kont je současně seznamem povolených prefixů bankovních dokladů. Ke každému bankovnímu kontu je přiřazen účet, na kterém je konto evidováno a který je pak automaticky využit při rozúčtování bankovních dokladů.
U každého bankovního konta je uvedena měna ve které je konto vedeno. Zatímco u konta vedeného v Kč můžeme nahrávat transakce v různých měnách, u kont vedených v jiných měnách je možno nahrávat pouze doklady v dané měně.
1.2.4 Sklady
Seznam skladů je současně seznamem povolených prefixů skladových dokladů. Ke každému skladu je přiřazen účet na kterém je sklad evidován a který je pak automaticky využit při rozúčtování skladového dokladu (pokud ovšem není kategorií určeno jinak).
U každého skladu je dále určena metoda oceňování skladových dokladů (FIFO nebo průměr) a typ ceny, který je pak nabízen na příslušných výdejkách.
1.2.5 Inventář
Inventář slouží k evidenci jednotlivých předmětů včetně údajů o umístění, způsobu využití, pořízení a vyřazení apod.
Kromě manuálně nahrávaných údajů do inventáře je tento využíván některými agendami:
● Evidence majetku: seznam fyzických předmětů příslušných k účetní kartě majetku
● Servisní zakázky: jednotlivá auta nebo předměty zakázek
● Prodej aut: jednotlivá auta
● Půjčovna: jednotlivá auta
1.3 Účetní registry
1.3.1 Účtová osnova
Účty jsou označeny libovolným až šestimístným identifikační kódem. Charakter účtu je určen kontextově jeho vlastnostmi (viz dále), užitím v registrech souvztažností a definicí účetních výkazů.
Charakteristiky účtů můžeme rozdělit do několika skupin:
● Označení účtů střediskových, kalkulačních, saldokontních, partnerských a devizových. Označení slouží pouze pro výběry do sestav. Označení účtů lze průběžně měnit a aktuální nastavení se promítne i pro dříve nahrané doklady.
● Označení účtů odběratelských, dodavatelských, zálohových odběratelských a zálohových dodavatelských. Označení slouží pro automatické sledování zaplacenosti faktur. Tento údaj je u vydaných faktur počítán z účtů označených jako odběratelských, u došlých faktur z účtů označených jako odběratelských u zálohových vydaných faktur z účtů označených jako zálohové odběratelské a zálohových došlých faktur z účtů označených jako zálohové dodavatelské.
● Označení účtu na kterém je sledován majetek pro potřebu přiznání k DPH
● Označení účtů s povinným vyplněním střediska, kalkulační jednice, partnera a párovacího čísla
V některých implementacích jsou pak dalšími údaji
● řádky výkazu kam účet patří.
1.3.2 Druhy faktur
Druhy faktur definují souvztažnosti pro zaúčtování faktur vydaných a došlých. Ve sloupci Účet uvádíme saldokontní účet (MD u faktur vydaných, DAL u faktur došlých). Další účty určují souvztažné účty na opačné straně a to pro částku bez daně a dále pro základy a daně ve snížené a základní sazbě. Samostatné účty jsou pak uvedeny pro zaúčtování zaokrouhlení a zálohy (oboje dle typu řádku).
Ve sloupci sortimentní účtování definujeme jestli účty uvedené v registru druhů faktur jsou uvedeny bez ohledu na další údaje na faktuře (volba Předkontace), nebo jestli tyto účty se použijí pouze tehdy, pokud není na řádcích faktury nebo u partnera uveden účet jiný (volba Sortimentní). Na řádcích faktury tedy můžeme uvést účty použité na straně DAL u faktur vydaných, resp. MD u faktur došlých. V registru obchodních partnerů pak můžeme zadat účet který je uveden na MD faktur vydaných nebo DAL faktur došlých.
U sortimentního rozúčtování můžeme kombinovat účet z druhu faktury a z řádku. Pokud například u druhu faktury máme uvedeno 6041__ a na řádku ____12 je pro daný řádek použit účet 604112.
1.3.3 Pokladní operace
Pokladní operace definují souvztažnost pro pokladní doklady. Sloupec Účet definuje účet pro částku bez daně nebo základ daně, sloupce Účet DPH snížená a základní definuje účet pro částku DPH. Tyto účty jsou určeny pro stranu MD u pokladních výdejových dokladů, resp. DAL u příjmových dokladů. Účet na opačné straně je dán registrem pokladen.
Kromě toho je v registru pokladních operací určen daňový režim, který definuje povolené sazby DPH a příslušné daňové kategorie.
1.3.4 Bankovní operace
Bankovní operace definují souvztažnost pro bankovní doklady. Sloupec Účet definuje účet pro stranu MD u debetních řádků, resp. DAL u kreditních řádků. Účet na opačné straně je dán registrem bankovních kont.
1.3.5 Druhy skladových příjmů
Druhy skladových příjmů určují souvztažnost pro skladové příjmy. Účet MD je skladový účet použitý na straně MD, pokud ovšem není ve skladových kategoriích ceníkových položek určen účet jiný. Pro stranu DAL je možno uvést tři účty – pro pořizovací cenu, ostatní náklady a clo.
1.3.6 Druhy skladových výdejů
Druhy skladových výdejů určují souvztažnost pro skladové výdeje. Účet DAL je skladový účet použitý na straně DAL, pokud ovšem není ve skladových kategoriích ceníkových položek určen účet jiný. Účet uvedený ve sloupci MD je použit, pokud není uveden ve skladových kategoriích ceníkových položek. Účty dle ceníkové kategorie jsou použity pouze pokud není označen druh výdeje ve sloupci Sortimentní účtování volbou Předkontace. V takovém případě jsou účty z registru druhů skladových údajů použity bez ohledu na ceníkové kategorie jednotlivých ceníkových položek.
U sortimentního rozúčtování můžeme kombinovat účet z druhu výdeje a z ceníkové kategorie. Pokud například u druhu výdeje máme uvedeno 5041__ a na řádku ____12 je pro daný řádek použit účet 504112.
Druhy skladových výdejů dále definují údaje nutné pro doklady automaticky vytvářené ze skladových výdejek. Konkrétně:
● prefix, druh a daňový režim vydané faktury
● druh skladového příjmu.
Konečně druh výdeje určuje, jestli je na skladové výdejce povinná vazba na partnera nebo zakázku.
1.3.7 Daňové kategorie
Daňová kategorie je součást řádku účetního dokladu. Určuje kam daná částka přísluší v přiznání k DPH. Tento registr není určen pro editaci uživatelem. Je distribuován spolu s upgrady a definicemi přiznání k DPH.
1.3.8 Daňové režimy
Daňový režim určuje povolené sazby DPH a příslušné daňové kategorie. Ani tento registr není určen pro editaci uživatelem. Je distribuován spolu s upgrady a definicemi přiznání k DPH.
1.3.9 Krácené odpočty
Uživatelé, kteří odpočet DPH u některých dokladů uplatňují krácením v tomto registru zadávají zálohový koeficient pro krácení odpočtu během roku a měsíční částku ke krácení v jednotlivých měsících.
1.4 Všeobecné registry
V této části jsou uvedeny všeobecně platné registry. Zmíníme zde čtyři z nich.
1.4.1 Vztahy měrných jednotek
V tomto registru uvádíme koeficienty pro přepočet měrných jednotek. Například pro přepočet gramů na kilogramy uvedeme:
M1: KG
M2: G
M1/M2:1000
Pokud vyplníme i odkaz na ceníkový kód je daný koeficient použit jen pro konkrétní ceníkovou položku. Tím můžeme například definovat vztah mezi ROLÍ a M2 specificky pro jednotlivé ceníkové položky.
1.4.2 Měnové kurzy (KČ)
Do registru kurzů nahráváme kurzy které jsou pak použity pro přepočet mezi Kč a jinými měnami na dokladech.
Kurzy můžeme editovat manuálně nebo je prostřednictvím tlačítka Import kurzů ČNB stahovat z příslušných webových stránek ČNB.
1.4.3 Měnové kurzy (EUR)
V tomto registru jsou uvedeny kurzy denominací EUR. Tyto kurzy jsou pevné a po přechodu daného státu na EUR už se nemění. Slouží pro převod pohledávek a závazků z denominací EUR na EUR.
1.4.4 Země
Registr zemí slouží kromě vlastní evidence zemí ke kontrole DIČ. Ve sloupci EU definujeme jestli daná země patří do Evropské Unie a dále prefix a délku DIČ v dané zemi. Pokud na vydané faktuře použijeme daňový režim, který vyžaduje udání DIČ je toto zkontrolováno po formální stránce proti údajům v tomto registru.