Nápověda - Účetnictví

1 Účetnictví

Jádrem programu Freelance:JUNO je agenda podvojného účetnictví. Účetnictví je vedeno na základě účetních dokladů. Ty mohou vznikat automaticky z jiných agend, nebo mohou být zadávány přímo do účetnictví (nebo mohou být importovány z externích agend). Způsob vzniku účetního dokladu ale nemá žádný vliv na to, jak se doklad v účetnictví projeví. Podstatné je pouze to, co v daném dokladu je a v jakém je doklad stavu. V účetnictví nejsou žádné jiné informace než ty, doložitelné přímo účetními doklady (vyjma počátečních stavů).

Každý účetní doklad má hlavičku dokladu uloženou v centrální evidenci dokladů. Ta obsahuje mimo identifikace dokladu a data účetního případu i informaci o stavu dokladu a základní informace o tom, kdo a co naposledy s dokladem dělal.

Řádky účetních dokladů jsou rozděleny na stranu Má dáti a Dal a mimo účtu a částky v korunách obsahují mimo jiné původní měnu transakce a částku v této měně, středisko, partnera, kalkulační jednici, párovací číslo, datum splatnosti, datum úhrady, kategorii DPH a poznámku.

Účetnictví programu Freelance:JUNO tedy zahrnuje (díky obsahu účetních dokladů) i sledování cizích měn, saldokonto, sledování partnerů, středisek a kalkulačních jednic a konečně i sledování DPH.

Každý doklad se v účetnictví projeví až po jeho účetním potvrzení (v terminologii programu „zaúčtování“). Zaúčtované doklady již nelze měnit. Uživatel s příslušným oprávněním ale může doklad opět „odúčtovat“, opravit a poté zase zaúčtovat.

Účetní agendu program člení na roky a období. Každý doklad přísluší do roku, který je dán rokem jeho data účetního případu. Při zaúčtování dokladů program doklad zařadí do období, dané měsícem jejího účetního případu. Speciální význam má rok 0 – je vyhrazen pro počáteční stavy, období 0 – počáteční stav roku a období 99 – roční uzávěrkové operace. Program uživatele nijak neomezuje, s kolika roky současně pracuje. Uživatel s příslušným oprávněním ale může nastavit interval otevřených období, aby zamezil účetním změnám v již uzavřených obdobích, nebo období ještě neotevřených.

1.1 Centrální evidence dokladů

Každý doklad evidovaný v systému Freelance:JUNO má jeden záznam v centrální evidenci dokladů. Ten obsahuje především identifikaci dokladu skládající se z položek Rok (musí souhlasit s rokem z data účetního případu), Druh dokladu, prefix a číslo dokladu.

Seznam druhů dokladů je pevně dán, uživatel jej nemůže nijak měnit – prakticky určuje výčet agend se kterými program Freelance:JUNO pracuje. Prefix naopak určuje uživatel a jeho volbou člení doklady jednotlivých agend do číselných řad.

Seznam a základní vlastnosti druhů dokladů:

Záznam v centrální evidenci dokladů dále obsahuje datum účetního případu, období, kam je doklad zaúčtován a stav dokladu s možnostmi:

Pořízeno Doklad není po věcné stránce potvrzen. Lze jej libovolně editovat.

Zaknihováno Doklad je po věcné stránce potvrzen. Nelze jej editovat. Po účetní stránce dosud uzavřen není a lze měnit jeho rozúčtování.

Zaúčtováno Doklad je po účetní stránce uzavřen. Je zahrnut do účetnictví a jeho rozúčtování nelze měnit.

Mimoto program eviduje stav pořízeno s předchozím zaknihováním a odknihováním a stav zaúčtováno bez zaknihování.

Následující informace v centrální evidenci program udržuje automaticky – kdo a kdy doklad naposled aktualizoval, kdo a kdy doklad naposled zaknihoval nebo odknihoval, kdo a kdy doklad naposled zaúčtoval nebo odúčtoval, kdo a kdy doklad naposled rozúčtoval (měnil standardní zaúčtování).

Poslední část informací v centrální evidenci udržuje program rovněž automaticky, ale tyto informace nejsou veřejně vidět – především počet dokladů-rodičů a dokladů-potomků a počet uzavřených dokladů-potomků a dále informace o tom, byl-li doklad exportován.

Stav dokladu zobrazuje v tabulce centrální evidence ikona na levé liště. Ikona

označuje zaknihovaný doklad, ikona pak doklad zaúčtovaný. Zaknihovat doklad můžeme opět kliknutím na tlačítko (CTRL-K) na liště, obecně měnit stav lze výběrem z menu, které se zobrazí kliknutím na tlačítko na ovládací liště.

1.2 Rozúčtování účetního dokladu

Na řádky účetního dokladu lze přejít jak z tabulky centrální evidence, tak z tabulky prvotních dokladů volbou Účetní zápis z menu zobrazeného kliknutí na ikonu Účetnictví nebo přímo CTRL-R. Rozúčtování účetně neuzavřeného dokladu lze poté editovat. V tomto režimu program kontroluje pouze existenci příslušných účtů v účtové osnově a při ukládání pak rovnost součtu Má dáti a Dal v korunách. To znamená především, že program nijak nekontroluje účetní logiku použitých souvztažností – ani ale uživatele nijak v tomto smyslu neomezuje. Počet řádků na straně Má dáti ani Dal není nijak omezen.

V tomto okně je třeba odlišit práci v okně Má dáti a v okně Dal. K tomu slouží tlačítko na řádku s textem Edituje se a pokračující přepínajícím tlačítkem s textem Má dáti nebo Dal. Podle hodnoty tohoto tlačítka aplikace přidává, ruší, kopíruje řádky při kliknutí na ikony , , na stranu MD nebo DAL.

Účetní doklad editujeme v tabulkovém režimu. Údaje účet, měna, středisko, kalkulační jednice, partner a kategorie DPH jsou vázané na číselníky. Obdobně jako registr se chová pole párovací číslo – při otevření svázaného okna (klávesa F2, kliknutí na šipku uvnitř pole nebo ) se otevře okno se saldokontem ve kterém lze hledat, ale nelze v něm editovat.

Pokud jsou při ukládání výše uvedená pole nevyplněná, program automaticky vyplní pole mezerou. To má technické příčiny a je nutno s tím počítat při hledání prázdných hodnot (je nutno hledat mezeru), tak především při následném vyplňování hodnoty (je nutno mezeru smazat).

1.3 Obraty účtů

Volbou Obraty účtů z menu je možno získat souhrnné informace o účetních obratech.

V horní levé části je možno zadat výběrová kriteria, pro výpočet obratů. Zadané hodnoty jsou při výběru použity ve spojení s operátorem LIKE tak, že je k nim automaticky přidán znak %. V pravé horní části máme tlačítka, kterými volíme co má aplikace udělat. Volbou Obrat spočítáme obrat za zvolená výběrová kriteria. Volbou Výběr vybereme všechny účetní zápisy ze kterých je obrat tvořen. Ty jsou zobrazeny v dolní části. Další dvě tlačítka se vztahují k označenému řádku v dolní části. Obě slouží ke zobrazení dokladu, který obsahuje daný řádek. Prvotní doklad zobrazí doklad ze kterého vznikl účetní doklad (např. fakturu, pokladní doklad atp.), Účetní doklad zobrazí celý účetní doklad, který obsahuje daný řádek.

s dolní tabulkou, která obsahuje účetní záznamy můžeme pracovat jako s jinými datovými browsy – můžeme v ní hledat, třídit ji, tisknout a exportovat vybrané řádky. K tomu slouží tlačítka , a .

1.4 Saldokonto

Program FREELANCE:JUNO umožňuje sledovat na libovolném účtu saldokonto – tj. párovat k sobě dle saldokontního klíče účetní zápisy na straně Má dáti a Dal.

Jako saldokontní klíč program užívá čtveřici údajů z účetní věty: účet účtové osnovy, partner, párovací číslo a měnu. Stačí tedy, aby se jeden z údajů lišil (např. měna), a zápisy se nespárují.

Uživatel označuje, které účty účtové osnovy chce sledovat saldokontně. To ale vůbec neovlivňuje probíhající párování dokladů. Program ve skutečnosti páruje doklady na všech účtech a zatržení používá pouze při výběru účtů, které zobrazí např. na výpise saldokonta všech účtů.

Saldokontní párování nijak neomezuje počet účetních řádků, které se k sobě spárují, ani druhy dokladů, které tyto doklady produkují. Saldokontní párování dále není ovlivněno pořadím v jakém jsou doklady nahrávány ani tím, že případně patří do různých let. Stejně tak vstupují do párování i počáteční stavy saldokonta.

V procesu párování není žádný stav, který by saldokontní klíč definitivně uzavřel. Po vyrovnání saldokontní položky nejsou příslušné účetní zápisy vyloučeny ze saldokonta a při případném dalším zápisu na stejný saldokontní klíč vystupují znovu všechny zápisy v nevyrovnaném saldokontu.

V saldokontních položkách v cizí měně sleduje program jak saldo v zadané měně, tak saldo v korunách. Je-li vyrovnané saldo v měně ale nevyrovnané v korunách, jde u závazků a pohledávek o kurzovou diferenci, kterou je možno automaticky zaúčtovat.

Při nahrávání dokladů program poskytuje uživateli podporu při párování. Na položce párovací číslo (nejen v pokladně a bance, ale například i na interních dokladech) je možno otevřít nevyrovnané saldokonto příslušného účtu jako svázaný registr (, F2 nebo kliknutí na šipku uvnitř editačního pole) a z něj párovací číslo vybrat. Po zadání párovacího čísla na těchto dokladech program na základě saldokonta připraví na doklad i partnera a částku – uživatel tím „vidí“, spárovalo-li se zadané párovací číslo.

1.5 DPH

Program FREELANCE:JUNO sleduje DPH na základě účetních dokladů. Na řádku účetního dokladu je položka DPH, která obsahuje kódy jednotlivých sledovaných kategorií DPH (např. základ 10% daně na vstupu tuzemsko, export služeb atp.). Program tedy při sledování DPH vůbec nebere v potaz použité účty jednotlivých účetních řádků. Přiznání k DPH (jakož i jiné výstupy za DPH) připravuje výhradně dle položky DPH na řádcích účetních dokladů.

Při nahrávání prvotních účetních dokladů, které standardně obsahují daňové doklady (pokladna, faktury), program zjednodušuje nahrávání tak, že uživatel vlastně pouze volí sazbu DPH – příslušné kódy kategorií DPH do účetních řádků dává program sám. Na interních dokladech (a v bance) musí ovšem uživatel zápisy týkající se DPH rozdělit do dvou řádků – v jednom je základ, ve druhém daň a uživatel u obou musí správně vyplnit kód kategorie DPH.

Kategorie DPH je uživatelsky přístupný registr. Není ale určen k volné uživatelské editaci. Po jeho změně by uživatel totiž také musel zajistit změnu výstupů DPH – především Přiznání k DPH.

Standardně je DPH odvedeno nebo uplatněno v tom období, do kterého je doklad zaúčtován. Pokud se ale jedná o došlou fakturu, Juno při zaúčtování automaticky zkontroluje, jestli datum zaevidování došlé faktury nespadá do měsíce pozdějšího než je měsíc zaúčtování. Pokud tomu tak je, je faktura z hlediska DPH automaticky zaúčtována do měsíce podle data zaevidování. V takovém případě je v centrální evidenci ve sloupcích Rok DPH a Období DPH uvedeno do kterého roku a období byla faktura z hlediska DPH přesměrována. Účetně zůstane v tom měsíci, do kterého byla původně zaúčtována.

1.6 Automaticky generované účetní doklady

Programem FREELANCE:JUNO lze automaticky generovat některé speciální účetní doklady. S těmito doklady lze poté pracovat stejně jako s jinak vzniklými doklady. Tyto úlohy najdeme v menu ve volbě Účetnictví->Ostatní->Hromadné operace.

1.6.1 Roční uzávěrka

Volbou Roční uzávěrka program vytvoří doklad převádějící zůstatky účtů a zaúčtovaný do období 99 uzavíraného roku a doklad otevírající účetní knihy roku následujícího včetně převodu hospodářského výsledku – ten je zaúčtovaný do období 0 tohoto roku. Program uzavírá poslední rok, který má uzavřené období 12.

Zrušení uzávěrky spočívá ve zrušení těchto dvou dokladů.

Uzávěrka ani její případné rušení nijak nemění existující doklady uzavíraného ani otevíraného roku. Běžný postup tedy je, že uživatel účtuje paralelně oba roky. Má-li pocit, že „starý“ rok je účetně uzavřen, provede uzávěrku – tím se (pokud je uzávěrka správně nadefinována) mimo jiné v „novém“ roce nastaví počáteční stavy výnosů a nákladů na nulu a hospodářský výsledek „starého“ roku se nastaví jako počáteční stav příslušného účtu roku „nového“.

Důsledkem (a současně cílem) celého řešení je, že s oběma roky lze zcela plnohodnotně současně pracovat jak před, tak po uzávěrce. Před uzávěrkou „starého“ roku lze vyjet veškeré výkazy tohoto roku, ale i výkazy roku „nového“ – pouze s tím, že zůstatky nákladových a výnosových účtů dosud nejsou převedeny jako hospodářský výsledek na příslušný rozvahový účet. Stejně tak i po uzávěrce lze vyjet libovolný výkaz roku starého a doložit dokladově libovolný obrat.

1.6.2 Kurzové diference

Kurzové rozdíly na základě úhrad lze samozřejmě účtovat ručně vytvořením interního dokladu, který proti výnosům nebo nákladům má příslušný saldokontní účet, měnu saldokontní položky, částku v měně nulovou a částku v korunách s příslušným kurzovým rozdílem.

Tyto doklady lze také generovat automaticky. Uživatel zadá saldokontní účet, ke kterému chce doklady kurzových diferencí vytvořit a příslušný nákladový a výnosový účet. Program poté vezme všechny položky saldokonta z tohoto účtu, které jsou vyrovnané v cizí měně, ale nevyrovnané v korunách, a k nim vytvoří doklad s kurzovou diferencí na rozdíl v korunách.

Vlastností tohoto řešení je, že program ani uživatel nemusí evidovat, ke kterým úhradám již byla kurzová diference vytvořena, ani nemusí speciálně ošetřovat saldokontní položky, ke kterým byl vytvořen kurzový rozdíl a které se poté změnily. Nehrozí, že by kurzová diference byla omylem zaúčtována dvakrát a jakákoliv oprava saldokontní položky vede automaticky k zaúčtování správného dokladu o kurzové diferenci.

Kurzové rozdíly jsou vyhodnocovány pouze na základě již zaúčtovaných dokladů. Program negeneruje automaticky diference vzniklé na základě počátečních stavů. Program dále negeneruje automaticky kurzové rozdíly k částečným úhradám.

1.6.3 Haléřové vyrovnání

Uživatel může ručně likvidovat drobné saldokontní zůstatky, vzniklé haléřovými nedoplatky nebo přeplatky, nahráním interních dokladů, kde nákladový nebo výnosový účet bude účtován proti příslušnému saldokontnímu účtu. Částka u saldokontního účtu bude nedoplatek nebo přeplatek v měně účetního předpisu. Částka v korunách může být přepočtena kurzem daným dnem účetního případu daného interního dokladu.

Tyto doklady může uživatel generovat automaticky, přičemž mimo saldokontního účtu, který chce pročistit, účtů nákladů a výnosů, prefixu a střediska zadá uživatel i měnu a toleranci v zadané měně. Všechny saldokontní položky daného účtu a měny, u nichž saldo je menší nebo rovno než zadaná tolerance, budou zlikvidovány zaúčtováním salda do nákladů nebo výnosů.

1.7 Účetní období

Každý doklad obsahuje povinné položky Rok a Datum účetního případu. Dle hodnot těchto položek program zařazuje doklady do příslušných období.

Interval otevřených období uživatel s příslušným oprávněním zadává na obrazovce volané z menu Účetnictví->Ostatní->Nastavení období. Interval otevřených období lze měnit a to i směrem vzad – tedy znovu otevírat již jednou uzavřené období (opět pouze s příslušným oprávněním). Nevratnou uzávěrku období je tedy možno udělat buď absolutním znepřístupněním příslušného oprávnění, nebo, lépe, odzálohováním dat na jiné médium a jejich fyzickou ochranou (například vypálení na CD-ROM).

Program FREELANCE:JUNO ukládá do jedné databáze informace o více letech. Pokud jsou příslušná období otevřena, není žádné omezení, které by znemožňovalo pracovat současně s více lety. Tím je míněno jak zadávání dokladů, tak tisk výstupů z libovolného období. Počáteční stavy se tedy nevztahují ke konkrétnímu roku, ale jsou vlastně počátečními stavy před datem, od kterého jsou nahrávány doklady.

Z účetního hlediska představuje přechod na nový rok vlastně vytvoření účetních dokladů, které převádějí zůstatky účtů na určené účty v roce jednom a vytvoření účetních dokladů převádějící z určených účtů počáteční stavy rozvahových účtů v roce následujícím. Uzavírací doklady jsou v systému FREELANCE:JUNO účtovány do období 99, otevírací doklady do období 0. Tyto doklady lze vytvořit kdykoliv, lze je kdykoliv opravit, zrušit a znovu vytvořit. Jediné omezení je, má-li uživatel na podobnou činnost oprávnění a jsou-li daná období otevřena. Rok, ke kterému existují uzavírací doklady, je automaticky uzavřen. Po zrušení těchto dokladů je znovu otevřen, pokud jeho uzavření není nastaveno přímo v tabulce otevřených období.

Uzavírací a otevírací doklady je možno nahrát přímo, anebo nechat automaticky vytvořit programem. K tomu je potřeba nejprve prohlédnout a případně opravit definici souvztažností pro uzávěrkové doklady.

Copyright ©BETASOFT s.r.o.