1. Zakázky
Modul zakázek je prvoplánově navrhnut pro agendu spojenou s opravy aut. V širším pojetí to může být jakákoliv akce, u které sledujeme práci a/nebo skladové výdeje s možností automatického vystavení faktury.
Zakázka je komplexní objekt obsahující informace o obchodním partnerovi, způsobu fakturace a objektu (autu).
Se zakázkou jsou svázány skladové výdeje, provedené práce, subdodávky a vystavené faktury.
1.1 Zakázka
V následujících kapitolách popíšeme informace nahrávané k jednotlivým zakázkám. Jsou rozděleny na jednotlivé záložky, podle kterých budou tyto kapitoly nazvány.
1.1.1 Záhlaví zakázky
V záhlaví zakázky jsou informace, které máme k dispozici na každé záložce. Obsahuje základní identifikační a obchodní informace společné pro celou zakázku.
Prefix v identifikaci zakázky je navázán na číselník zakázek. Ten slouží jednak k pro určení typu zakázky (servisní, garanční, interní), jednak k identifikaci konkrétní provozovny. Dále určuje typy vzniklých faktur (druh, prefix, daňový režim), defaultní střediska atp.
Partner je povinný údaj svázaný s registrem parterů určující komu bude zakázka fakturována. Výběrem partnera jsou dány defaultní obchodní pravidla – adresa, způsob úhrady, splatnost a slevy.
Datum v horní části, vedle identifikace zakázky je vlastně systémový údaj, defaultně datum nahrání zakázky. Datum zahájení je datum, kdy bylo přijato vozidlo do servisu a od kterého je možno nahrávat práce a skladové výdeje. Datum realizace je automaticky vyplněno dle data vystavení faktury, datum ukončení pak dle data zaknihování (tedy ukončení editace) zakázky. Termín je datum dohodnutého ukončení zakázky.
Sleva na materiál, na práci, absolutní sleva, přirážka na práci a materiál, způsob úhrady a schvalovací číslo jsou údaje určené dle partnera. Uživatelé s příslušným oprávněním je mohou měnit, ostatní ne.
Středisko nákladové je středisko, pro které je zakázka realizována, středisko výnosové středisko které zakázku realizuje. Středisko nákladové bude na faktuře na straně MD a má tedy význam především u interních zakázkách. Středisko výnosové je užito na faktuře na straně DAL, pokud ovšem není na skladových výdejkách či jednotlivých pracech určeno středisko jiné.
Akce je navázána na příslušný číselník, v rámci definice akce je možno určit speciální slevový režim.
Servisní podmínky definují dohodnuté průvodní služby k zakázce, jako je třeba mytí auta, pick-up, půjčení náhradního vozu nebo odtah. Zobrazí se po kliknutí na tlačítko ... vedle kódu serv. podmnek. Kód servisních podmínek na zakázce je naplněn dle karty partnera, buď jako kód platný pro všechny VIN, nebo jako kód SP platný pro VIN zadaný na zakázce. Kód SP je definován v registru SP (Servis-Registry).
Provozovatel je údaj do kterého je možno nahrát, který obchodní partner je faktickým provozovatelem vozidla, pokud není totožný s partnerem na kterého je vystavena zakázka (a tedy následně i faktura).
Zatrhnutím check-boxu subdodávka uživatel zadá, že se zakázkou je povinně spojená subdodávka a bez jejío navázání není možné vystavit konečnou fakturu.
1.1.2 Kontakt, vozidlo, plán
Na této záložce zadáváme údaje o vozidle při příjmu vozidla do servisu. Základní identifikační údaj o vozidlu je VIN. Při výběru přes klávesu F2 jsou nabídnuty všechny VINy vozidel již evidovaných u zadaného partnera. Uživatel ale může bez omezení zadat i libovolný nový VIN.
Pro identifikaci vozidla je možno zadat i SPZ, je ale nutno mít na paměti to, že SPZ se může během existnce vozidla měnit.
Pokud zadaný VIN již existuje v databázi, jsou přednastaveny údaje Model, SPZ, barva, vybavení a stav km. Při jejich aktualizaci jsou tyto údaje aktualizovány i v inventáři a jsou pak nabídnuty i při dalších zakázkách (to platí i pro partnera, pokud není druhem zakázky určeno jinak).
Model určuje jaká varianta norem je použita při nahrávání práce. To je učeno skupinou, která je přednastavena modelem.
Do textového pole Stav vozu může uživatel nahrát údaj o aktuálním stavu vozu při příjmu (např. poškozený lak).
Do pole plán nahrává co má být předmětem opravy (zakázky). Toto pole editujeme přímo, nebo může být předvyplněno výběrem na záložce Rozpis plánu.
Pokud je zakázka na pojišťovnu zatrhneme příslušný check-box a vybereme pojišťovnu. Tím změníme i režim přednastavení slev na zakázce.
1.1.3 Práce
Na této záložce nahráváme jednotlivé práce provedené na zakázce. Disponibilní úkony při nahrávání jsou dány typem vozidla. V zásadě můžeme nahrávat normované úkony a nebo hodinově zadávané práce.
U každé práce jsou dle číselníku přednastavené normy, hodinové sazby a dle ostatních zadaných údajů slevy. Uživatelé s příslušným oprávněním mohou tyto údaje dále editovat.
Dále zadáváme mechanika, který práci provedl a středisko do kterého patří (a které bude dále užito jeko výnosové středisko).
1.1.4 Materiál
Matriál je vázán na zakázku výhradně prostřednictvím skladových výdejek. Výdejku je možno nahrát přímo ze zakázky (tlačítko Nový výdej na záložce Materiál), nebo přímým nahráním výdejky a jejím navázáním na zakázku.
Na řádcích faktury odpovídajícím výdejům je užito středisko nahrané na výdejce. To je defaultně nastavené dle druhu zakázky.
1.1.5 Realizace a fakurace
Na této záložce aktivujeme vystavení zálohové nebo konečné faktury (přes tlačítko Náhled faktury). Konečná faktura je pak vystavena automaticky, rovněž vyúčtování faktury je zpracováno automaticky a příslušné řádky faktury není možno editovat přímo – je nutno změnit výchozí údaje na výdejkách, pracech a subdodávkách.
Dále jsou na této záložce check-boxy určující obchodní okolnosti zakázky a následně vyhodnocované na SUG reportu.
1.1.6 Údaje o garanci
Tyto údaje slouží pouze jako samostatné informace bez návazností na další algoritmy.
1.1.7 Rozpis plánu
Na této záložce můžeme kalkulovat a přednastavit obsah zakázky. Můžeme tedy vybrat materiál a práci, které bude zakázka obsahovat.
Po výběru práce nebo materiálu můžeme vybrané údaje promítnout do kalkulované ceny zakázky, do odvedených prací nebo rezervovat zadaný materiál.
1.1.8 Subdodávky
Subdodávky (stejně jako skaldové výdejky), je možno nahrát samostatně a následně navázat na zakázku, nebo je nahrát přímo ze zakázky přes tlačítko Nová subdodávka na této záložce.
Poté bude subdodávka automaticky zakrnuta do vydané faktury vytvořené ze zakázky.
1.1.9 Pneumatiky
Součástí zakázky může být i vyúčtování úschovy pneumatik. Úschovu pneumatik lze navázat na zakázky z formuláře úschovy pneumatik. Cena pak bude automaticky připočtena při fakturaci zakázky.