1. Projekty
Modul Správa projektů slouží k internímu řízení obchodních projektů. Kromě základních údajů o projektech eviduje kalkulaci a skutečné náklady na projekty, úkoly spojené se zpracováním projektů, fakturaci projektů a vyhodnocení projektů.
Aplikace podporuje týmovou práci – jednotliví pracovníci nahrávají informace, které mají ve své kompetenci. Předpokládá tedy, že všichni pracovníci uživatele aktivně s aplikací pracují. Předpokládá dále, že každý uživatel se přihlašuje k aplikaci pod svým jménem.
Projektem přitom rozumíme určitou zakázku pro obchodního partnera. Může to být jak zakázka jednorázová, tak zakázka dlouhodobá opakovaně fakturovaná[1]. Je ovšem na uživateli, co přesně konkrétně zahrne pod pojem jeden konkrétní projekt.
1.1 Karta projektu
Informace o projektu lze editovat pouze na formulářové kartě projektu. Kartu projektu zobrazíme poklepáním na řádek seznamu projektů, nebo volbou Nový projekt z menu. Karta projektu obsahuje dvě záložky – Obecné a Kalkulace.
1.1.1 Obecné informace
Na záložce s obecnými informacemi jsou především základní identifikační údaje o projektu. Kód je identifikační číslo projektu, které aplikace přiřadí projektu automaticky při prvním uložení a dále je již nelze změnit.
·
Kalkulační jednice: Uživatelská identifikace projektu. Má vnitřní
strukturu – první tři znaky označují zákazníka (je to údaj Kategorie na kartě
zákazníka, více obchodních partnerů v registru může mít stejnou kategorii
a jejich projekty jsou tedy identifikovány společně), další čtyři označují rok
a měsíc (RRMM) a další tři pořadové číslo v rámci zákazníka, roku a
měsíce. Rok a měsíc jsou odvozeny od data zahájení projektu. Kalkulační jednice
je pojítkem mezi projektem a ostatními agendami systém Juno.
· Vlastník: Pracovník pověřený řízením projektu, tzv. account. Pouze ten má oprávnění editovat údaje o projektu – s výjimkou prací odpracovaných na projektu a odhadovaných nákladech na projekt v kalkulaci (ty mohou editovat pracovníci střediska, které danou část projektu realizuje – podrobněji viz dále).
· Zákazník: Obchodní partner. I tato položka je sdílena s ekonomickým systémem Juno. Je vázána na stejný číselník partnerů jako tento systém. Nového zákazníka zadáme volbou Nový partner v levém hierarchickém menu.
·
Osoba: Kontaktní osoba partnera ve věci daného projektu.
·
Zahájení: Datum, kdy byly zahájen práce na projektu, nebo přesněji
datum od kterého chceme projekt sledovat v systému.
·
Termín: Předpokládané datum ukončení projektu.
·
Potvrzeno: Datum, kdy byl projekt potvrzen partnerem jako závazný.
· Ukončení kalkulace: Datum, do kterého je nutno nahrát do kalkulace veškeré údaje. Položky kalkulace nahrané po tomto datum budou chápány jako nekalkulované výdaje a nebude jim možno zadat odhadovanou výši.
·
Popis projektu: Podrobný popis projektu.
1.1.2 Kalkulace
Kalkulace projektu obsahuje informace o předpokládaných nákladech na projekt, předpokládaných výnosech (ceně pro klienta), skutečných nákladech a skutečně fakturovaných částkách. Zatímco předpokládané náklady a výnosy, jakožto i skutečně fakturované částky edituje uživatel přímo, skutečné náklady načítá aplikace samostatně a uživatel je nemůže editovat přímo.
Kalkulace se skládá z jednotlivých řádků, reprezentujících z čeho se projekt skládá. Kalkulace může mít více variant. Nejvýše jedna varianta je varianta skutečně realizovaná. Ostatní varianty jsou pouze záznamem o jiných zvažovaných variantách (seznam variant a označení jedné varianty jako určené k fakturaci je na základním formuláři projektu – viz výše). Skutečné náklady jsou zaznamenávány ke všem variantám – to znamená, že pokud máme tři varianty, ve všech třech je položka „Řízení projektu“, jsou hodiny skutečně nahrané k této položce připočteny ke všem třem variantám. Každá varianta se může skládat z více částí – tyto části mohou reprezentovat jednotlivé logické části dané varianty, nebo jednotlivé etapy (třeba i samostatně fakturované). Jedna varianta kalkulace může obsahovat vícekrát stejnou položku. Aplikace potom přiřadí skutečné náklady náhodně k jedné z nich.
Nový řádek kalkulace přidáme stisknutím tlačítka [Nová]. Nový řádek kalkulace může založit kdokoliv, ale pouze account smí editovat všechny údaje. Ostatní pracovníci mohou editovat pouze odhadované náklady. Aplikace zobrazí editační formulář daného řádku kalkulace. Výběr u políčka Varianta zobrazuje dosud nahrané varianty projektu. Můžeme vybrat jednu z variant, nebo políčko přímo editovat a tím založit variantu novou. Specifický význam má varianta Základní. Tato varianta je automaticky součástí všech variant[2].
· Středisko: Středisko zajišťující danou položku kalkulace. Při vytvoření vydané faktury je daný řádek kalkulace dán to výnosů zde uvedeného střediska.
· Ceník: Specifikace řádku kalkulace. Je vázána na číselník s ceníkem. Ceník je povinná položka. Zadáním ceníku se do kalkulace přenesou údaje název, měrná jednotka, odhadovaná nákladová cena za měrnou jednotku a odhadovaná cena za měrnou jednotku pro klienta.
· Název ceníkové položky: Může být editován i samostatně.
· Měna: Měna ve které bude fakturováno (a ve které je řádek kalkulován).
· Měrná jednotka: Jednotka ve které jsou počítáno množství.
· Odhad - Náklady – počet MJ: Předpokládaný počet měrných jednotek.
· Odhad – Náklady – cena MJ: Kalkulovaná nákladová cena MJ.
· Odhad - Náklady – cena celkem: Součin Počtu MJ a ceny MJ. Při přímé editaci přepočte cenu MJ.
· Marže: Vztah odhadovaných nákladů a výnosů. Při přímé editaci přepočte předpokládanou cenu pro klienta.[3]
·
Klient – počet MJ: Předpokládaný počet MJ pro klienta.
· Klient – Cena MJ: Kalkulovaná cena MJ pro klienta.
· Klient – Cena celkem: Součin předpokládaného počtu MJ a ceny MJ pro klienta. Při přímé editaci Přepočte cenu MJ pro klienta a marži.
· Skutečnost – Náklady – Počet MJ: Skutečnost je automaticky načítána z nahrané práce, došlých faktur, skladových výdejek a pokladních dokladů. Párovací kriteria jsou kalkulační jednice a ceníkový kód.
· Skutečnost – Náklady – Cena MJ: Nákladová cena je přebírána ze spárovaných výdejek, práce, došlých faktur nebo pokladních výdejů. Je rovněž automaticky spravována aplikací.[4]
· Skutečnost – Náklady – Cena celkem: Součin ceny MJ a počtu MJ.
· Skutečnost – Klient – Počet MJ: Počet MJ který bude fakturován klientovi. Tento údaj aplikace nepřipravuje a uživatel ho přímo edituje a tím určuje co bude fakturováno klientovi. Vlastní fakturace proběhne ale až po její aktivaci uživatelem (viz následující kapitola).
· Skutečnost – Klient – Cena MJ: Cena MJ která bude fakturována klientovi. Tento údaj aplikace rovněž nepřipravuje a uživatel ho přímo edituje a tím určuje skutečnou fakturační cenu. Vlastní fakturace proběhne ale až po její aktivaci uživatelem (viz následující kapitola).
· Skutečnost – Klient – Cena celkem: Součin počtu MJ a ceny MJ pro fakturaci. Při přímé editaci přepočte cenu MJ.
· Faktura: Identifikace vydané faktury klientovi s možností náhledu. Při vytváření vydané faktury aplikace automaticky ke každému fakturovanému řádku zaznamená číslo faktury. Tím jsou odlišeny řádky kalkulace, které již fakturovány byly a které ne.
· Část: Identifikace logické části v rámci jedné varianty.
· Odpovědná osoba: Pracovník odpovědný za daný řádek kalkulace (t.j. za jeho věcnou realizaci a správné zaevidování v systému).
· Popis: Textový popis daného řádku kalkulace.
Editovat již nahraný řádek kalkulace můžeme poklepáním na něj, nebo stisknutím tlačítka [Upravit]. Kompletně editovat kalkulaci ale může pouze vedoucí projektu (account).
Celou variantu kalkulace můžeme vytvořit i tak, že ji zkopírujeme z jiného projektu. K tomu slouží tlačítko [Zkopírovat] – po jeho stisknutí si vybere projekt a variantu, která se má zkopírovat do aktuálního projektu.
Kalkulaci nebo
její vybranou část můžeme vytisknout. Jednak ve tvaru určeném pro klienta,
který obsahuje pouze odhadované počty MJ a odhadované ceny pro klienta (dále
samozřejmě identifikační údaje projektu a zákazníka, popis jednotlivých řádků,
součty atp.) – tento tisk může mít podobu objednávky kterou klient potvrdí,
jednak ve tvaru pro uživatele, který obsahuje všechny evidované údaje. K tomu
slouží tlačítka [Tisk(klient)] a [Tisk(podrobný)].
Na podrobném tisku (dole) je další důležitý údaj – nevyfakturované náklady. Tj. práce, výdeje ceníkových položek, došlé faktury nebo pokladní výdeje, které nebyly v kalkulaci.
1.1.3 Fakturace
Z kalkulace můžeme přímo vytvářet vydané faktury. Nejprve ovšem připravíme k fakturaci jednotlivé řádky kalkulace vyplněním fakturovaného počtu a fakturované ceny v pravé části formuláře řádku kalkulace. Po stisknutí tlačítka Fakturace vpravo na Záložce Kalkulace se zobrazí dialogové okno kde můžeme náš požadavek upřesnit.
V polích Varianta a Část vybereme kterou část kalkulace chceme fakturovat. V polích Úvodní text, středisko a datum zdanitelného plnění můžeme zadat nebo upřesnit některé údaje faktury.
Každý řádek kalkulace obsahuje informace o tom byl-li již fakturován – přímo číslo příslušné faktury. Pokud k danému projektu již existuje jedna nebo více faktur máme v poli existující faktury výběr příslušných faktur a můžeme jednu z nich vybrat. Výběrem akce určujeme pak co přesně má aplikace udělat s tím, že jsou tyto možnosti:
· Vytvořit novou fakturu a zahrnout nevyfakturované kalkulace – tato varianta se nabízí defaultně a je k dispozici i když ještě žádná faktura neexistuje a nebo není žádná vybraná.
· Smazat zvolenou fakturu – pokud je vybraná faktura ještě nezaknihovaná a nezaúčtovaná, tato volba jí kompletně zruší.
· Vytvořit zvolenou fakturu znovu – aplikace znovu vygeneruje fakturu ze stejných řádků kalkulace jako původně.
· Vytvořit zvolenou fakturu znovu a doplnit o nevyfakturované kalkulace – aplikace znovu vygeneruje fakturu, dá na ní stejné řádky jako původně a doplní všechny dosud nevyfakturované řádky kalkulace.
Řádky kalkualce s nulovou cenou k fakturaci jsou ignorovány.
Vlastní
proces vytváření nové faktury (resp. smazání nebo rekalkulaci vybrané faktury)
zahájíme stisknutím tlačítka [Start].
Okno pro fakturaci obsahuje dvě tlačítka. Tlačítkem vpravo od vybrané faktury zobrazíme preview této faktury. Tlačítkem Náhled nové faktury zobrazíme řádky vybrané ke k fakturaci s možností zatrhnutím potvrdit, které z nich skutečně chceme zahrnout na fakturu.
1.1.4 Práce
Ke každému projektu jsou nahrávány všechny práce provedené na tomto projektu. Tyto práce by měly být nahrávány podle skutečnosti, neboť to co bude fakturováno klientovi je zcela pod kontrolou vedoucího projektu. Tím bude možno reálně vyhodnotit jednotlivé projekty a posoudit správnost kalkulace.
Práci nahráváme vždy ke konkrétnímu řádku kalkulace. Rozklikneme vybraný řádek do editační formulářové podoby a klikneme na tlačítko Přidat práci. Program zobrazí předvyplněný řádek s prací na kterém je již vyplněno vše, kromě počtu měrných jednotek (hodin). Ten zadáme a potvrdíme Enterem. Identifikace pracovníka zaznamenána dle toho, kdo je přihlášen k programu.
K tomu, abychom se zadaná práce ihned připočetla v polích pro skutečné náklady můžeme stisknout tlačítko pro refresh okna.
Tlačítkem Práce na formuláři řádku kalkulace zobrazíme všechny dosud nahrané práce. I v tomto řádku můžeme práci zadat – přidáním a vyplněním nového řádku.
K každé vykonané práci jsou (kromě identifikace projektu ke kterému se vztahuje) evidovány následující údaje:
· Úkol: Identifikace úkolu, ke kterému se daná práce vztahuje.
· Ceníkový kód pod který práce spadá. Vzhledem k tomu, že prostřednictvím tohoto kódu je párována práce s kalkulací je důležité jej vyplnit správně. Je možné nahrát i práci, která v kalkulaci nebyla uvedena – ta je potom zahrnuta v části Nekalkulované náklady.
· Název: Po výběru ceníkového kódu je sice přenesen popis kódu z ceníku, můžeme ho ale přepsat tak, abychom upřesnili popis práce.
· Vykonavatel: Identifikace pracovníka, který práci vykonal. Položka je vázána na číselník pracovníků.
· Datum: Určení kdy byla práce vykonána.
· Počet hodin: Počet odpracovaných hodin. Údaj o práci nemusí být v hodinách (ačkoliv se sloupec tak jmenuje). Použité měrné jednotky by měly být stejné jako u kalkulace a především cenu za měrnou jednotku je nutno zadat podle zvolených jednotek.
· Cena/hodinu: Jednotková cena. Jde o cenu nákladovou, nikoliv cenu pro klienta. Cena je automaticky připravena dle ceníku a pracovníka, ale je možno ji editovat.
· Cena celkem: Součin počtu MJ a jednotkové ceny.
· Dále jsou automaticky evidovány u každého řádku čas a uživatel poslední editace.